Login
 
  Minimize

 

  

 

    

 
Functieomschrijving en profiel van secretaris Minimize

­ 

Opdracht:

De algemene administratieve en boekhoudkundige ondersteuning van de voorziening.

 

Profiel

Mogelijke diploma('s) en bijscholingen:

Getuigschrift van het hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig.

 

Vereiste anciënniteit (in de sector): geen

 

Kennis en vaardigheden:

  • administratieve vaardigheden w.o. kennis van computerprogramma's .
  • kennis van boekhouding

 

Plaats in de organisatie

Staat hiërarchisch onder de directeur waaraan hij/zij verantwoording verschuldigd is.

 

Bevoegdheden en verantwoordelijkheden _

  • bevoegd om alle administratieve verrichtingen uit te voeren in functie van een goed verloop van de voorziening; ­
  • bevoegd om alle betalingen uit te voeren en de volledige boekhouding te coördineren;
  • bevoegd om het onthaal volledig te verzorgen.

 

Concrete taken

1. Boekhouding en betalingen, w.o.

  • terugbetaling kosten van de verschillende leefgroepen
  • betaling en controle verschillende budgetten
  • betaling zakgeld jongeren
  • bijhouden op computer van alle financiële verrichtingen
  • betalingen leveranciers, ouders, sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing
  • opstellen resultatenrekening en jaarlijkse balans
  • regelmatig overleg met en supervisie door de externe boekhouder/revisor

2.Andere financiële verrichtingen, w.o.

  • contacten met de bank
  • controle van de verschillende budgetten
  • opmaak financiële dossiers zoals o.a. fincancieeljaarverslag, Stad Leuven,
  • coördinatie verzekeringen bewoners
  • coördinatie speciale kosten
  • terugbetalingen ziekenfonds

3. Bewonersadministratie, w.o.

  • listings invullen en opvolgen ,kwartaalstaten
  • administratie mutualiteit en kinderbijslag
  • doorgeven wijzigingen in bewonersfiches 

4. Personeelsadministratie wat betreft het regelen van de inschrijvingen en het bijhouden van de uren, attesten en uitgaven i.v.m. vorming.

                      

5. Coördinatie verslaggeving, w.o.        verzamelen gegevens, lay-out, eventueel tipwerk, kopiëren, verspreiding, ...

 

6. Administratie mutualiteit en kinderbijslag, w.o.

  •   aanvragen kleefbriefjes, SIS-kaarten, ...
  •   aanvragen terugbetalingen ziekenfonds
  •   invullen formulieren kinderbijslag 

7. Administratie i.f.v. het ministerie, w.o.

  • aanvragen kampen
  • aanvragen bijzondere kosten
  • opvolgen listings

 8. Ander typ- en kopieerwerk, w.o.

  • typen algemene brieven en verslagen
  • typen en kopiëren in functie van alle mogelijke vergaderingen
  • bijhouden telefoon- en adressenboek
  • opmaken en kopiëren van lijsten, kwaliteitshandboek...,

 9. Onthaal

  • onthalen van gasten, opnemen telefoon, ... 

10. Goed beheer van alle bureautica-toestellen, w.o.

  • aanvullen papier, bestelling inkt, ......
  • zorgen voor de nodige herstellingen/onderhoud
  • coördinatie informatieverwerking, computerprogramma's,….
  • beheer computers
  • doorgeven van (schriftelijke) info aan juiste persoon 

11. Noodzakelijke aankopen bureautica in samenspraak met de verantwoordelijke aankopen.

 

Relaties met andere functies w.o. overlegorganen

Overleg met alle personeelsleden en diensten i.f.v. de noodzakelijke administratieve, financiële en logistieke ondersteuning

    

Copyright 2010 by Monte Rosa
Downloaded from DNNSkins.com